• Daniel Boico

A rotina que todo gestor fitness precisa ter

Se você relaciona a palavra “rotina” com algo monótono e sem novidades, provavelmente está fazendo algo errado na gestão do seu negócio fitness. Rotinas administrativas bem estabelecidas podem, pelo contrário, otimizar o seu tempo e amplificar seus resultados de tal forma que seja muito mais fácil pensar em inovar.


Por isso, hoje vamos conversar sobre a importância de estabelecer processos no seu trabalho de gestão. Também vamos falar sobre como a organização da sua vida pessoal afeta o seu lado profissional e toda a sua empresa, além de aprender a definir prioridades.


Vamos lá? Continue lendo abaixo.


O que são rotinas administrativas e qual a importância delas?

Rotinas de gestão empresarial ou rotinas administrativas são todos os processos sistematizados que permitem que as suas atividades como gestor e, automaticamente, o funcionamento da sua empresa ocorram como deveriam.


Basicamente, elas abrangem:

  • O que precisa ser feito pelo gestor todos os dias, semanas ou meses;

  • Quais os processo e tecnologias serão utilizados;

  • Saber eleger prioridades, o que precisa ser delegado e o que não deveria ocupar tempo da sua agenda.

Definir esta rotina é essencial para a sobrevivência e crescimento do seu box ou academia. Principalmente porque dela vai depender o cuidado dedicado a todas as engrenagens que fazem o sistema complexo de uma organização.


A ausência de uma rotina administrativa na vida de um gestor pode causar:

  • Queda de resultados positivos;

  • Processos travados;

  • Mal atendimento aos clientes;

  • Crises financeiras na empresa;

  • Pendências administrativas e fiscais;

  • Insatisfação e queda de produtividade no time.

Organizando-se pessoalmente

Quando falamos da rotina de alguém que será responsável pela gestão de uma empresa, seja ela fitness ou de qualquer outro setor, a primeira coisa a se pensar é na importância da organização pessoal.


Durante boa parte da minha carreira eu gerenciei, ao mesmo tempo, uma agência de publicidade focada no fitness, um ou mais boxes de CrossFit e mentorias para gestores da área. Como eu consegui fazer isso? Aprendendo a organizar minha rotina, definir prioridades e confiar no meu time para delegar tarefas.


Uma ferramenta que me ajuda muito é o Google Agenda. Eu uso o computador, o celular e o tablet para acessar e sempre ter esta agenda em mãos. Assim, consigo tanto anotar rapidamente as coisas que surgem novas quanto me mover rapidamente entre um compromisso e outro sem ficar ocioso por tempo demais.


Eu anoto não só cada tarefa que terei nos meus dias, semanas e meses, mas o tempo real que elas vão exigir e o objetivo que quero alcançar com cada um destes compromissos.


Na Boico Corp, utilizamos o Google Workspace, que oferece inúmeros instrumentos de organização, comunicação e armazenamento, entre elas o Google Agenda. Tudo isso tem sido essencial no trabalho de toda a sua equipe.

Uma dica de ouro é: comece o dia pelas tarefas mais difíceis, quando sua cabeça está descansada após uma boa noite de sono. Assim, vai ser mais fácil lidar com os problemas realmente graves.


Tenha em mente também que a agenda de um gestor precisa ser moldável, ou seja, não pode ser engessada. Isso porque invariavelmente vão aparecer no seu dia demandas que você não estava esperando.


Outra questão importante é: coloque na sua agenda um tempo para cuidar da sua saúde. Você gostaria de treinar diariamente? Faça isso em um horário determinado e coloque compartilhe sua agenda com a equipe. Desta forma, você diminui as chances de ser incomodado ou de não encontrar tempo para si mesmo. Antes de qualquer coisa, para ser o gestor de uma empresa você precisa organizar a sua vida pessoal.


Como definir prioridades?

Este é um dos maiores desafios de qualquer gestor. Afinal, você é um só. Para isso, separei uma metodologia bastante difundida para aprimorar a eficiência e a agilidade na realização de tarefas dentro de uma rotina de trabalho.


Trata-se da matriz criada pelo norte-americano Dwight Eisenhower, uma proposta para estruturar a prioridade em projetos de forma inteligente e objetiva.


A ideia é eliminar dois problemas comuns que afetam a produtividade:

  • Ações que são postergadas indefinidamente

  • Ações que são decididas e executadas precocemente

Para saber onde e como agir, a Matriz de Eisenhower propõe que você crie um gráfico matricial (com duas linhas perpendiculares) e atribua a elas duas características: importância e urgência.


Dessa forma, você consegue distribuir as tarefas a serem realizadas em quatro categorias diferentes:

  1. Importantes e urgentes, que exigem decisões e execução imediata;

  2. Importantes e não urgentes, que precisam de atenção mas podem ser agendadas para uma data mais adequada;

  3. Não importantes e urgentes, que precisam ser feitas mas podem ser delegadas a poucas pessoas ou alguém fora do projeto;

  4. Não urgentes e não importantes, que podem dar espaço para as outras sem grandes consequências.

Distribuir suas tarefas dentro dessas categorias ajuda muito para otimizar o seu tempo.


Estimule uma rotina em todos os seus colaboradores

Gestores não precisam apenas lidar com a sua rotina, mas também das de equipes sob seu comando. A melhor forma de trabalhar a produtividade de todo o seu box é expandir a ideia de organização para a equipe inteira.


Assim, você constrói um grupo de pessoas como um só organismo, trabalhando para um único objetivo.

  • Estruture projetos visuais e claros;

  • Saiba delegar;

  • Aposte em ferramentas de comunicação e colaboração;

  • Inclua o descanso no planejamento produtivo;

  • Foque em controlar as tarefas, não as pessoas;

  • Seja aberto a insights de toda a equipe;

  • Acompanhe indicadores de produtividade.

Dicas práticas para organizar sua agenda como gestor

Defina pilares principais sempre: qual é o meu principal objetivo para hoje, esta semana, este mês? Metas claras ajudam a mostrar que tudo está funcionando bem – ou que precisa ser melhorado – e, ao mesmo tempo que motivam o time, incentivam a otimização dos esforços.


A partir daí, organize o que será feito em que dia, com qual frequência e tomando quanto do seu tempo. Algumas dicas são:

  • Todos os dias: compromissos diários com a sua saúde (como treinar sempre em determinado horário); monitorar números de vendas e de leads; monitorar o CrossX; contas a pagar e a receber; tarefas diárias de marketing, como responder mensagens e e-mails, aprovar materiais da agência; direcionamentos para a sua equipe.

  • Toda semana: gestão de pessoas; reunião semanal com toda a equipe para entender, cuidar e manter o relacionamento com o seu time; avaliar o resultado das metas traçadas na semana anterior e entender se é preciso direcionar, dar feedbacks ou ajustar processos.

  • Todos os meses: analisar relatórios macros, números e KPIs, definir o planejamento estratégico para o próximo mês.

E se você chegou até aqui na leitura deste texto, provavelmente percebeu que investir em tecnologia é o primeiro passo para ganhar em produtividade e que o resto depende muito de planejamento, sincronia entre profissionais, uso consciente de recursos e foco na priorização nas atividades certas.


Estabelecer uma rotina administrativa é acima de tudo uma mudança de mentalidade. Se você compreender isso, sua produtividade vai crescer naturalmente. Bóra colocar em prática?


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Daniel Boico é publicitário e CEO da Boico Corp. Atua há mais de 10 anos, atendendo grandes players do mercado fitness e gerando soluções em marketing 360. Boico já ajudou centenas de proprietários de boxes de CrossFit no país, por meio da mentoria Well Done for Business. Também contabiliza mais de 150 boxes de CrossFit abertos em território nacional.

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